1.Postanowienia ogólne
Ta polityka opisuje, jakie dane osobowe są zbierane w związku z korzystaniem ze strony snowat.org oraz udziałem w sesjach gier fabularnych online organizowanych w ramach projektu Snowat, w jakim celu oraz co się z nimi dzieje.
Administratorką Twoich danych osobowych jest Laura Śniegocka, prowadząca projekt Snowat, adres e-mail: snowat.org@gmail.com (dalej "Administratorka"). Pod tym adresem możesz kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych.
Polityka uzupełnia Regulamin uczestnictwa - szczegółowe zasady nagrywania sesji i wymaganych zgód określa § 5 Regulaminu.
2.Jakie dane przetwarzam i skąd je mam
Wszystkie dane pochodzą bezpośrednio od Ciebie (a w przypadku uczestników niepełnoletnich także od rodzica lub opiekuna prawnego). Strona nie zbiera danych o Tobie z innych źródeł.
- Ankieta rekrutacyjna: forma zwracania się (imię, pseudonim lub nick), zaimki, przedział wieku (ukończone 18 lat albo 16-17 lat), opis dostępności, motywacja, doświadczenie w TTRPG, adres e-mail do kontaktu, a jeśli zdecydujesz się je podać - także pomysł na postać i dodatkowe informacje o Tobie.
- Uczestnicy w wieku 16-17 lat: adres e-mail rodzica lub opiekuna prawnego oraz treść jego odpowiedzi potwierdzającej zgodę na udział.
- Korespondencja: adres e-mail i treść wiadomości, jeśli do mnie napiszesz.
- Udział w sesjach: głos w nagraniach audio sesji (wyłącznie za odrębną zgodą - zasady w § 5 Regulaminu) oraz dane potrzebne do rozliczenia sesji odpłatnych (np. imię i nazwisko widoczne przy przelewie).
- Dane techniczne: dostawca hostingu strony zapisuje standardowe logi serwera (m.in. adres IP i czas żądania) na potrzeby bezpieczeństwa i utrzymania usługi.
Pola opisowe ankiety wypełniasz swobodnie. Jeśli z własnej inicjatywy podasz w nich informacje o swoim zdrowiu (np. o neurotypie), będą one przetwarzane wyłącznie na podstawie Twojej zgody jako dane szczególnej kategorii (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Nie musisz ich podawać, żeby wziąć udział w rekrutacji.
3.Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego i kontakt zwrotny - Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz działania zmierzające do udziału w sesjach podejmowane na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Weryfikacja zgody rodzica lub opiekuna prawnego uczestnika w wieku 16-17 lat - zgoda opiekuna (art. 6 ust. 1 lit. a w związku z art. 8 RODO).
- Organizacja sesji i rozliczenie płatności - wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki podatkowo-księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Nagrywanie audio sesji - Twoja odrębna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), na zasadach określonych w § 5 Regulaminu.
- Informacje o zdrowiu podane z własnej inicjatywy - Twoja wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
- Rozpatrywanie reklamacji, ustalenie i obrona roszczeń oraz dokumentacja sporów - prawnie uzasadniony interes Administratorki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Bezpieczeństwo i utrzymanie strony (logi serwera) - prawnie uzasadniony interes Administratorki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane nie są wykorzystywane do marketingu, nie są sprzedawane ani udostępniane w celach reklamowych i nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
4.Jak długo przechowuję dane
- Zgłoszenie rekrutacyjne - przez czas prowadzenia rekrutacji, nie dłużej niż 12 miesięcy od jego otrzymania; jeśli wcześniej wycofasz zgodę, zostanie usunięte niezwłocznie.
- Potwierdzenie zgody rodzica lub opiekuna - przez okres udziału osoby niepełnoletniej w sesjach, a po jego zakończeniu do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Nagrania audio sesji - maksymalnie 12 miesięcy od daty sesji; wycofanie zgody po sesji skutkuje usunięciem nagrania w terminie 7 dni roboczych, chyba że nagranie jest niezbędne w toczącym się postępowaniu (§ 5 Regulaminu).
- Korespondencja - przez czas jej prowadzenia, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Dane rozliczeniowe - przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).
5.Komu powierzam lub udostępniam dane
Dostęp do zgłoszeń ma wyłącznie Administratorka. W niezbędnym zakresie dane przetwarzają w jej imieniu dostawcy usług technicznych:
- dostawca hostingu strony (Vercel) - zgłoszenie przechodzi przez serwer strony w momencie wysyłki i nie jest na nim zapisywane,
- dostawca poczty e-mail, na którą trafiają zgłoszenia i korespondencja (obecnie Google).
Sesje odbywają się na zewnętrznych platformach (Discord, Foundry). Korzystasz z nich w ramach własnego konta, na zasadach określonych przez te platformy w ich regulaminach i politykach prywatności.
Przy płatnościach (przelew, BLIK) dane rozliczeniowe przetwarzają banki i operatorzy płatności jako odrębni administratorzy. Dane mogą też zostać udostępnione organom publicznym (np. sądom), gdy wymagają tego przepisy prawa.
6.Przekazywanie danych poza EOG
Dostawcy usług technicznych (hosting, poczta e-mail) mogą przetwarzać dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Odbywa się to na podstawach przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
7.Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania; konsekwencje wycofania zgody na nagrywanie opisuje § 5 Regulaminu.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na snowat.org@gmail.com. Odpowiedź dostaniesz bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy.
8.Dane osób niepełnoletnich
W sesjach mogą brać udział wyłącznie osoby, które ukończyły 16 lat. Osoba w wieku 16-17 lat może uczestniczyć tylko za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego (§ 1 Regulaminu).
Adres e-mail opiekuna podany w ankiecie jest używany wyłącznie do wysłania prośby o potwierdzenie zgody i do jej weryfikacji. Bez potwierdzenia zgoda nie zostaje uznana, a zgłoszenie nie jest dalej rozpatrywane.
9.Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Strona nie używa plików cookies - ani własnych, ani podmiotów trzecich. Nie ma na niej narzędzi analitycznych, reklamowych ani wtyczek społecznościowych, dlatego nie wyświetla banera zgody na cookies.
Jedyna informacja zapisywana w Twojej przeglądarce to wybrany motyw strony (jasny lub ciemny), przechowywany w pamięci lokalnej (localStorage) pod kluczem "theme". Zostaje na Twoim urządzeniu, nie jest nigdzie wysyłana i możesz ją w każdej chwili usunąć, czyszcząc dane strony w ustawieniach przeglądarki.
10.Bezpieczeństwo danych
Zgłoszenia z ankiety nie są zapisywane w żadnej bazie danych - trafiają wyłącznie e-mailem na skrzynkę Administratorki. Strona przechowuje tylko to, co niezbędne (zasada minimalizacji danych).
Po wysłaniu ankiety na podany w niej adres e-mail przychodzi automatyczne potwierdzenie zgłoszenia. Potwierdzenie nie zawiera kopii Twoich odpowiedzi - na wypadek, gdyby adres został wpisany z błędem.
Połączenie ze stroną jest szyfrowane (HTTPS), a wysyłka e-maili odbywa się szyfrowanym połączeniem z serwerem pocztowym.
Podanie danych jest dobrowolne. Pola ankiety oznaczone gwiazdką są niezbędne do obsługi zgłoszenia - bez nich nie da się go rozpatrzyć.
11.Postanowienia końcowe
Polityka może być aktualizowana, np. przy zmianie dostawców usług albo zakresu projektu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji w nagłówku. O istotnych zmianach uczestnicy sesji zostaną poinformowani e-mailem.
W sprawach nieuregulowanych w tej polityce stosuje się przepisy RODO oraz prawa polskiego.